originele ideën fuif

[Mathias Van Rechem]

In maart houden we met de jeugdraad (waarvan ik sinds dit jaar lid ben) jaarlijks een fuif ter ere van de plaatselijke 100 dagen (de laatste jaars in het middelbaar vieren dat ze nog +-100 dagen in het middelbaar zitten).

We willen het concept wat veranderen dit jaar, en hebben dus een nieuwe naam voorzien voor dit jaar: "Check-point". Er zal ook sinds dit jaar een VIP zijn (voor de laatste jaars, sponsors etc...). Hier zal ook een preparty/ receptie doorgaan vooraf (waar ik heel waarschijnlijk een setje mag neerpoten)

Nu vroeg ik me af of jullie nog leuke ideën hadden voor onze fuif. Ik had al gedacht aan een sms-wall .
Zoals je wel kan verwachten mag het allemaal niet te veel gaan kosten, en zijn leuke ideën om sponsors in de kijker te zetten ook altijd welkom.
Ideën voor licht en geluid mogen ook zeker, maar budget blijft ook beperkt ( 2000euro). Hiervoor zijn wel al mails vertrokken naar plaatselijke verhuurfirma's, die we om voorstellen hebben gevraagd. Die leuke licht-en geluid-ideën zullen dus ook in overleg met de firma's moeten gebeuren.

Nog enkele gegevens over de zaal
- Het is in "de Brielpoort" (voor wie er toevallig al zou geweest zijn)
- oppervlakte van de zaal is 20x30 meter
- als de zaal volledig leeg is mogen er maximaal 3498 personen in. Maar wellicht zullen we niet de volledige zaal gebruiken, en het podium, de toog, coctailbar... moet er ook nog in. Vorig jaar hadden we 800 feestvierders (vandaar dat we het concept veranderen), dit jaar gaan we voor minstens het dubbele (bekendere dj's enzo ;) )
- In de vip mag maximaal 150 man binnen
- Aan het dak mag maximaal 120kg/lopende meter

[Mol]

De zaal ken ik, ik heb er tot vorige week 7 jaar niet ver van gewerkt (molecule)
Als ik me niet vergis werkt ronny met een sms wall?

[JanPetersen]

Ik dacht ook dat ronny (ronennieshow) er een heeft ergens op z'n site.

Sms wall is altijd iets ergs leuks op een feest ( tevens handig voor verzoekjes;-) )
Soms wel jammer dat ze zich er wel eens té veel mee bezig houden en niemand meer danst, maar alleen op hun telefoon zit.

Een laser doet het vaak erg goed ( zie: ronny voor meer info daarover:-) )

En natuurlijk een mooie uitstraling :-)


edit; even in posts van ronny gezocht en kwam deze link tegen!

[Mathias Van Rechem]

Ik heb een PM gestuurd naar Ronny, en ik zie wel wat hier uit komt (maar ben vrij zeker dat Ronny me degelijke raad zal geven, zo zijn we het gewend van hem ;) )

Lasers zijn inderdaad leuk, en als ik even in mijn geheugen graaf, worden die nog niet zo vaak gebruikt in de Brielpoort. Ik noteer het alvast :)

Ik heb ook in de vergadering gezegd dat ze naast de offerte best een 3d-model vragen. Als ik deze te zien krijg, laat ik jullie zeker wat weten (en kunnen jullie je ongezouten mening geven).

[ronennieshow]

Ik moet zeggen dat ik het een zeer karig budget vind.

Zo dat is eruit. Maar waarom dan wel.

Het gaat hier dus om een uitgangs punt 1500 a 2000 personen voor 1 avond. Als ik hier dus echt wat leuks aan licht en geluid wil gaan regelen incl. een aankleding denk ik dat het wel heeeel erg krap word. Zeker als je ziet dat er ook nog een vip deck bij komt wat aandacht vraagt en een eventuele receptie. Als je dit allemaal netjes aan wil gaan pakken is het gewoon echt weinig geld. Tenminste voor hier in nederland. Je hebt namelijk al sowieso 2 man tijdens het feest full time nodig. Dan nog eens de opbouw en afbraak van heel het gebeuren. Tel hier je materiaal bij op en het word wel erg krap. Een goede beamer huren voor een sms wall kost al snel een paar 100 euro. Ja een 2000 of een 3000 ansilumen heb je nog wel voor een leuk prijsje maar worden het er zeg een 6000 die je nodig zal hebben is het gewoon duurder. Ook een laser kost al snel een flinke duit. Tel daar een leuk cdj 2000 met djm 900 setje bij op en je budget vliegt er door heen. Als ik dan ook nog lees van het dak mag.... Dan gok ik dat je daar ook gebruik van wil gaan maken en hier wat mee wil gaan doen.

Kortom erg karig budget voor je plannen.

Je gaat nu ook nog een 3d animatie verlangen voor deze klus? Hahahaha dan ga je het wel erg bond maken. Sorry dat ik lag maar een goede 3d kost echt veel tijd en energie. Dus als je dan met ja maar het budget is aankomt vraag ik me af of je wel serieus genomen wil worden.

Klik hier voor een voorbeeld van wat wij als animatie gemaakt hebben voor een klus.
Moet ik er wel meteen bij zeggen dat het niet helemaal de animatie is zoals wij hem graag zouden willen zien. Zo zijn de parren achter op het podium niet rgb aan te sturen in de animatie omdat de software deze nog niet kende als ook onze lasers er nog niet instaan.
Verder is dit dus echt versie 1.0 We hebben uiteindelijk versie 4 pas naar de klant gestuurd. In deze laatste versie zat bijvoorbeeld ook nog een extra truss boog boven de dj met daarin 5 scans. Maar om je een beetje een idee te geven was dit ook voor een uitgangspunt van 2000 bezoekers.


Als je wat thema's wil.
Horror / griezel
Magie ( truckjes )
western
space
Rock & Roll
old school / 90's
movies
Wonderland / sprookjes land
Dierenrijk
Strip ( figuren ) hahahah
Good / Evel
Romeins
Prehistorie
Toekomst
Royal
Techniek

[Mathias Van Rechem]

Alvast enkele dingen die ik er had moeten bijzeggen: vip en receptie worden 1 en dezelfde ruimte, dat is dus maar 1ruimte die moet worden ingekleed, en wellicht zullen we daarvoor eigen licht- en geluidsmateriaal gebruiken.
We hebben ook 2 beamers met scherm van de jeugddienst die we gratis kunnen gebruiken.
Het 3d model is iets wat we bij de offerte vragen, zoiets van als je ons dat model stuurt, kunnen wij een beter beeld vormen van wat je te bieden hebt, en heb je al een streepje voor op wie ons geen 3d model bied bij de offerte. We zien wel of de firmas hier op ingaan.
We hebben ook voorlopig ons budget wat lager gehouden, om te zien wat de firmas ons willen bieden. Als het nodig is, gaat het budget wel wat omhoog. Maar we wachten voorlopig de voorstellen af. We hebben natuurlijk ook een beetje rekening gehouden met wat we vrorige jaren betaalden

Een thema ben ik ook een voorstander van, maar ik weet niet hoe de anderen er over denken. Ik denk wel dat als er een thema komt, het waarschijnlijk iets met onze nieuwe naam zal te maken hebben, en dus iets met gps, de weg, kaarten etc. Zal worden.

[ronennieshow]

Zoals al gezegd hou er rekening mee dat je op een 1.600 a 2.000 personen wel echt wat meer nodig hebt dan even een 2000 ansilumen beamer. Dan kom je toch wel in een andere klassen terecht wil het overal netjes zichtbaar zijn.

Dan komt er nog meer bij je beeld kijken. Je hebt ook de bekabeling / splitters / converters steunen en beugels nodig. Eventueel nog een lens om je beamer op de juiste afstand van je scherm te kunnen plaatsen. Daarnaast heb je als je er echt iets leuks mee wil doen ook een behoorlijk videokaartje en pc nodig. ( we hebben hier zelf een speciaal op aangepaste pc voor ) De software valt op zich nogal mee maar tja moet je ook wel weer hebben.

Kijk zelf eens reeel naar wat je wensen zijn. Ik bedoel een beetje een drive-in zit al op een 400 euro en dat is gewoon standaard 2 boxjes met een subje en dan een setje ( led ) parren aan een trussje met 2 scans en als je geluk hebt een backdrop en een rookdoos. Dit is dan vaak geschikt tot een zeg goede 100 personen.

Je wil nu iets waar ze rekening mee moeten houden tot een zeg 2000 personen met licht en geluid en beeld voor een 2000 euro gaan doen? Dat is zonder de btw ( die afgedragen moet worden ) een 1600 euro.

Ik vind de verhuurders bij jullie in de regio dan knappe jongens als ze een echt serieus iets neer kunnen zetten voor dit bedrag. Voor deze locatie met deze aantal bezoekers.

Wil je verder een echt vip deck maken maak dan ook echt een VIP deck en ga niet allemaal met je zelf overgehouden net niet in vergelijking met het podium spul aan de gang. Maak er dan ook echt een vip deck van. Nogal knullig als het materiaal op je podium standje 10x professioneler is dan wat je op je speciale mensen deck hebt staan.

Kortom ik zou als ze mij hiervoor benaderde toch duidelijk aan gaan geven van heej of je moet ergens heeeeel erg een consessie gaan doen in wat je gaat krijgen of je budget moet echt heeel erg omhoog.

Ik weet niet of je de animatie gezien hebt die ik in me vorige post in dit topic erbij heb gedaan maar ik hoop dat je begrijpt dat de offerte voor dat al een heel stuk boven je beschikbare budget gaat.

[Mathias Van Rechem]

Jup ik heb de animatie gezien, en ik denk dat dit voor ons inderdaad iets te mooi is om waar te zijn. Iets wat ook niet verwacht wordt van ons... ( mochten we het kunnen neerpoten is het inderdaad wel leuker)
De vip wordt trouwens niet als dans-zone beschouwd, eerder als chill room. Licht en geluid is er dus van minder belang. De zetels, bar,... krijgen de nadruk. ( muziek zal trouwens in de vip dezelfde zijn als in de zaal. Behalve voor de fuif, op het receptie deel draai ik er waarschijnlijk achtergrondmuziek, omdat er in de zaal nog geen muziek is.) De vip zal trouwens in samenwerking zijn met het plaatselijke jeugdhuis. We wachten dus nog een beetje af welk budget zij hier kunnen voor vrijmaken

Maar ik neem zeker jouw puntjes mee naar de vergadering.

( ps 1 van de 2 beamers komt wellicht in de vip. De 2e beamer weet ik niet of deze gebruikt wordt.)

[ronennieshow]

Vergis je overigens niet in de kosten voor het aankleden van bijvoorbeeld je barren. Je vip lounge aankleden met leuk meubilair en wat floor spots om het een beetje een lounge style te geven komt stiekem ook nogal wat bij kijken hoor.

2000 personen is gewoon een grote groep mensen waar veel voor gezorgd moet worden. Ik heb namelijk het idee dat je het echt allemaal erg onderschat wat een 2000 personen zijn. Wat je allemaal extra moet regelen voor een receptie en een zeg vip lounge. Als ook een beeld kost gewoon weer wat meer energie en zal het ook weer geregeld moeten worden.

Je wil wel grotere namen als dj laten komen maar de installatie erom heen is straks niet navanant. Ik zou zeggen geef wat minder uit aan je dj. Neem een echt goede locale dj. Die zijn er ook genoeg geloof me. Laat die dan een zeg 2 of 3 of misschien 4 die avond draaien. Hier komt echt niemand minder om. Maar je houd het wel de kosten een stuk meer in de hand.

Als je weinig of minder budget hebt is het natuurlijk niet verstandig om dit te gaan besteden aan duurdere dj's. Natuurlijk moet een dj wel goed zijn maar er hoeft niet een a label op zijn hoofd te staan er zijn er genoeg die zeker zo goed draaien en nog niet eens bijna de helft kosten.

Heb je weer mooi wat extra budget voor de algemene en rest wat meer fatsoenlijk aan te kleden.

[Mathias Van Rechem]

Tot vorig jaar deden we het met plaatselijke dj's, en wat bleek: jaar na jaar minder volk. Nu hopen we met 1 bekende naam, 1 middelmatige naam ( die ons trouwens niet zo veel kost) en 3 regio dj's meer volk aan te trekken. Voor de dj's hopen we ook wat minder uit te geven dan vooropgesteld ( door te onderhandelen) . Wat we hier besparen gaat rechtstreeks naar licht en geluid

Maar goed. We zullen eerst de voorstellen van de firmas afwachten, en zien of er zijn die op de kar willen springen.

Het klinkt mss raar, maar de nadruk ligt idd niet op het gebruikte materiaal. Het moet idd ook goed zijn, maar zolang het er netjes uit ziet, alles voldoende verlicht is en het geluid overal goed is zijn we tevreden. Uit ondervinding weten we dat onze bezoekers hier ook minder aandacht aan besteden.

Overigens zijn we ook een stadsdienst met een uitleendienst. Die uitleendienst beschikt over heel wat receptie- materialen ( tafels, zetels, ...) en ook over heel wat podiumelementen etc. Waar we gratis gebruik kunnen van maken ( ik heb wel geen exacte lijst van wat en hoeveel materiaal dat is)

[SLGV]

Als ik het zo lees dan lijkt het mij:

Je hebt een budget, een zaal, en een aantal verwachtte bezoekers... daar moet je het mee doen. Niet fijn maar kan wel.

Ten eerste zorg je ervoor dat het geluid goed voor elkaar is.
Front-set voor 1500-2000 man en dj setje met monitor.

vervolgens geef je het verhuur bedrijf de vrijheid om voor het resterende bedrag iets leuks met licht te doen: dat kunnen die best. ;)

[DynaSpan]

Vergeet ook de beveiliging niet ;) weet niet of daar een apart budget voor is.

[Mathias Van Rechem]

beveiliging is inderdaad een appart budget. Die (voorlopig nog) 2000 euro is enkel voor materiaal waar licht of geluid uit komt ;)

[Mathias Van Rechem]

zoals beloofd hou ik jullie op de hoogte in verband met de voorstellen die de bedrijven ons toezenden. We hebben al van 3 bedrijven antwoord gehad:

- bedrijf 1: was tamelijk ver afgelegen, en beweerd een te hoge kwaliteit te leveren om voor dit budget iets te voorzien.

- bedrijf 2:
Discobar
1 x Pioneer DJM 800
2 x Pioneer CDJ 1000 of 2000 ?
2 x Actieve monitor 550W/stuk

Geluid

8 x Line Array T RCF
8 x 118 SUB RCF
4 x Hoorn, SUB RCF
2 x Amprack RCF SET
1 x Limiter ( begrenzer ) + EQ
2 x Vliegframe Line Array
2 x Handtakel 1 ton 9m ketting

Licht Truss zaal

8 x Led movinghead spot 60 watt
4 x WASH movinghead 575HMI
8 x Mega led par
2 x Strobbo 3000W DMX
2 x Rookmachine 1500W DMX + vloeistof

Licht Backtruss DJ

2 x Blinder 2400W DMX
8 x Mega led par

Truss Backdrop DJ

Totale lengte 9m met uiteinden en midden stuk die naar beneden komen ( 3D plan volgt )
Truss :
2 X 3M
2 X 0,25M
2 X 0,5M
2 X 1,5M
1 X 1M
2 x Handtakel 0,5 Ton 9 m ketting

Truss Zaal

Type : spinstructuur
Zie bijlage ...

8 x cirkel delen
2 x T - stuk 3 benen
2 x X - stuk 4 benen
8 x 1M
8 x 0,5M
3 x 3M
6 x Handtakel 0,5 Ton 9 m ketting

Extra

1 x Chamsys ( lichtstuurtafel )
1 x Lightjockey
2 x Stroomkasten 63A - 32A
1 x 10 EAZY Geluidsregistratiesysteem
Prestaties opbouw - afbouw - transport

Uitlichten TOOG

1 x Truss ( lengte naargelang jullie wensen 7 - 9 meter ? )
2 x Handtakel 0,5 Ton 9 meter ketting
8 x Par 56 short spot 300Watt
1 x Dimpack spots

(hierbij komt nog een kleine 200 euro voor geluidsregistratie (in verband met nieuwe regelgeving). Bij hen zijn we dus met +- 2200 euro rond)

(3d afbeelding wil ik gerust via pm bezorgen)

- bedrijf 3:

1 CDJ-2000 NEXUS
CD-SPELERS 1 CDJ-2000 NEXUS
MENGPANELEN DISCOBAR 1 PIONEER DJM 900
HOOGTEWERKER 11 METER
TRUSS 30 CM 4 PROLYTE X30V VIERKANT ( 1 METER )
TRUSS 30 CM 4 PROLYTE X30V VIERKANT ( 2 METER )
TRUSS 30 CM 7 PROLYTE X30V VIERKANT ( 3 METER )
HOEKEN & T-BRUG 1 PROLYTE XV30 (KRUIS )
BRUG ONDERDELEN 6 PAPEGAAI BEK VAN 50CM TOT 80CM
BOXEN 8 JBL VRX 932LA
BOXEN 4 JBL SRX 728S
BOXEN 1 FLIGHTCASE MET KABELS EN ACCESOIRES VOOR LINE ARRAY
BOXEN 1 FRAMES LINE ARRAY X 2
BOXEN 1 FRAMES VOOR LINE ARRAY BASS X 4
VERSTERKERS 1 CROWN I TECH4000 X1
VERSTERKERS 1 CROWN I-TECH 4000 X 4 VOOR LINE ARRAY JBL
BOXEN GEPOWERD 2 MACKIE MACKIE SRM 450 V2 +HOES
BOXKABELS SPEAKON 2 2 POLIG 25M
BOXSTATIEVEN 2 POWERDRIVE REF. 44 (ZWART)
AUDIO KABELS & ADAPTORS 2 STEREO JACK --< MALE XLR(GEBALANCEERD)
BEAMS EN TONEELPROJECTOREN 1 PROFIELSPOT 600 WATT
LICHTTAFELS 1 CHAMSYS MQ100
LICHTTAFELS 1 WING VOOR CHAMSYS
LICHTTAFELS 1 LAPTOP VERHUUR
POWERPACK 1 SHOWTEC SINGLE 3 10 AMP. SWITCH & DIMMER
LICHTSTATIEVEN 4 FANTEK T117
TAKELS 4 HANDTAKELS (MAX 1000KG) HOOGTE 5M
TAKELS 4 SLINGS (MAX 1 TON) LENGTE 2 METER (VEILIGHEIDSRIEMEN)
TAKELS 4 STALEN KABELS 2 METER (MAX 2 TON) GEKEURD
STROBO'S 1 STROBO 3000 W MET BLINDER EN KLEURENMIX DMX
MOVINGHEAD'S 8 BRITEQ BT-36L KRACHTIGE LED WASCH MOVING HEAD
MOVINGHEAD'S 12 BRITEQ BT-BEAM60 LED 60WATT
LASER 1 BRITEQ SPECTRA 3D-LASER (480MW)
VENTILATOREN 1 40 CM 1500 WATT
ROOKMACHINES 1 MARTIN HEAVY FOGGER INCL 1L OLIE
VOEDINGSKABELS 1 63 AMP 30 METER CEE CONNECTORS
ZEKERINGSKAST 1 SHOWTEC 32 AMP NAAR 12 SHUCKO'S
ZEKERINGSKAST 1 SHOWTEC 32 AMP NAAR 6 SHUCKO'S 2 X HARTING
ZEKERINGSKAST 1 ZEKERINGKAST 63 AMP --> 2 X 32 AMP
MULTIKABELS LICHT 1 HARTING MULTIKABEL 16 POLES (ZWART) 2.5# ROL VOOR VOEDING
MULTIKABELS LICHT 2 STROOM KABEL 2.5# --> MET 8 X VERDEELBAKJES VOOR VOEDING
DMX KABELS 1 50 METER (BLAUW)
DMX BOOSTERS 1 DMX BOOSTER 4 KANALEN
PUBLICITEITSARTIKELEN 1 LICHTRECLAME
PODIUM 1 PODIUM ELEMENT 2 X 1 METER
PODIUM 4 PODIUM POTEN 90CM DJ
TRILPLATEN EN VOETJES CD SPELERS 2 PIONEER VOET VOOR CDJ-2000
BACKDROPS 9 ZWARTE DOEKEN PER LOPENDE METER
GELUIDSBEHEERSING 1 DATEQ SPL-5 LIMITER MET AUDIOLOGGER
GELUIDSBEHEERSING 1 DATEQ SPL-D5 DISPLAY MET MEETMICROFOON
EUROSTEKKERS DOORLINK 10 EUROSTEKKER DOORLINK 2M

Hierbij zitten we onder de 1700 euro (all in) + er word een delay systeem voorzien (= minder geluidsdruk = beter voldoen aan nieuwe geluidsnormen)

filmpje van gelijkaardige opstelling in dezelfde zaal

[SLGV]

Bedrijf 3 met 4 subjes vind ik wel erg mager:

Heb een beter gevoel bijn bedrijf 2 ( oogt allemaal wat netter uitgewerkt )