Schuurfeest organiseren

[Partysounddriveinn]

Hey bax forummers.

In de planning licht een schuurfeest organiseren omdat oostvoorne te dood voor woorden is willen we knallen.!!

Maar waar moet ik op letten met een schuurfeest?

Hoeveel beveiliging?
Geluid en licht?
etc...

Help me haha :wink:

[Tim Versteeg]

De hoeveelheid licht maakt niet heel veel uit, op een dergelijk feest gaat het meer om het zuipen dan om de disco. Licht gewoon simpel houden, paar setjes parren op een stokje. Zorg wel dat alles goed stevig vast is, deze feesten gaat het er (hier) nog al lomp aan toe.
Qua geluid, ook niet heel erg belangrijk, maar toch belangrijker dan het licht.
Beveiliging, tja, heb het hier nog nooit nodig gehad, maar dan praat ik over feesten tot 100 man.

[Partysounddriveinn]

Hmm beveiliging is bij openbare feesten toch wel verplicht..

Wij wilde eigenlijk geen 100 man maar toch riching de 750 a 1000 man gaan..

[Tim Versteeg]

Haha, tja dat is een heel andere categorie. Daar kan ik je niet echt mee helpen.

[jochanan]

Dick, kijk eens naar het feest wat je op 1 april georganiseerd heb. Hoe heb je dat gedaan. Vanaf dat moment gaan wij je verbeteren en begeleiden. Je kan natuurlijk niet verwachten dat wij alles voorkauwen?

Dus trap eens af hoe je het zelf ziet en hoe je het op 1 april heb georganiseerd. Dan gaan wij je verder helpen.

[Partysounddriveinn]

1 april had ik niets met beveilging te maken dit regelde het cafe de dj,s enzo heb ik wel geregeld en het licht en geluid natuurlijk...
De vergunning is er ook heel anders voor lijkt mij?

Daarbij moet ik zelf catering vragen etc..

de verbeteringen van 1 april zijn al besproken.. En die worden met bruisend brielle ook zeker uitgevoerd! al met al wordt bruisend brielle het feest van het jaar..

Maar goed het schuurfeest.

Catering ? hoe zouden jullie dat doen?
Entree? Hoeveel etc?
Beveiliging ? Hoeveel?
Vergunningen?

[J.S. Coolen]

Je plan is veel te vaag.

Ga eerst zelf eens bedenken wat je wilt, wat het gaat kosten, hoeveel mensen, hoeveel winst wil je maken.

[Robert]

Heb in het begin eens een stappenplan gemaakt (is overigens wel van een tijdje terug, nu loopt SUPERVET supergoed ;)):

Ik geef af en toe eens een feestje, ben uiteraard al een paar keer hard op me bek gegaan maarja, dat hoort er eenmaal bij! Van fouten leer je zal ik maar zeggen. Je gaat een feest geven, volg dan dit stappenplan:

Stap 1 A:
Je komt op het idee een feest te geven. Je gaat bij jezelf bedenken waarom je een feest geeft en wat voor een feest je zult gaan geven (thema, genre, doelgroep etc). Ook heel erg belangrijk is een geschikte datum bijv. een feestdag.

Stap 1 B:
Je hebt bedacht wat je ongeveer van plan bent. Nu ga je opzoek naar een GOEDE locatie. Is het makkelijk te bereiken, wat is de capaciteit van het gebouw, eigen bar, is het een bekende locatie. Bezoek eens wat locaties en spreek een prijs af. TIP: indien de locatie over een eigen bar beschikt, werk met muntjes zodat jij ook nog op consumpties verdiend! (uit ervaring spreek ik dat bij een personenaantal van 200, 750 consumpties gedronken worden, kun je dus een goede deal sluiten dan dus extra ching ching !

Stap 2:
Je gaat een voorlopige begroting opstellen. Hierin staan de verwachte in- en uitgaven. Je eigen inleg (als reserve), kosten promotiemateriaal, zaalhuur, DJ's (om dadelijk bij het volgende punt te komen), overige kosten en een reserve. Bij inkomsten doe je hetzelfde. Ga bij inkomsten altijd van het minimale uit en de kosten reken je ALTIJD erg ruim, dan kan het alleen maar meevallen. Aan de hand van je begroting ga je kijken hoeveel geld je nodig hebt van sponsors bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat je quite draait van het minimale bezoekersaantal!!!

Stap 3:
Denk je wel dat het zal lukken met de begroting dan ga je definitief verder met het organiseren van je feest. Je gaat een DJ line-up samen stellen, erg belangrijk is dat ze zich weten aan te passen aan jouw wensen. Heb je een groot budget dan regel je een grote naam (je bouwt een goede naam op en je trekt ook nog eens veel mensen). Je legt een datum vast bij de zaal en je laat flyers ontwerpen. Vaak is het zo bij een flyer; niet teveel poespas maar het moet wel doeltreffend zijn. Een flyer met een wijf met 2 blote tieten is niet origineel. Je gaat een naam voor je feest bedenken, kom wel met iets origineels, namen als dance party dit en fissa daar zijn al veel gebruikt. Bedenk een aantrekkelijke naam (jaa dat kan ook Nederlands), zo heb ik voor mijn volgende reeks feesten de naam SuperVet! Hier kan je dan ook weer edities van maken bijv. SuperVet: blinkende ballen <-- voor bij kerst

Stap 4:
Je gaat achter sponsoren aan. Biedt ze iets reeëls, tegenwoordig is een website voor een party helemaal hot en willen winkeliers graag een X-bedrag sponsoren voor vermelding van hun naam op de flyer/poster/website. Biedt ze een pakket op maat, willen ze op elk medium een advertentie plaatsen dan geef je ze wat korting. Bijv. alleen naam op flyer= € 50,- + posters en website = € 90. Als je een sponsor benaderd kom met een goed verhaal, waarom komen de mensen naar jouw feest!? Wat is er zo speciaal aan etc.

Stap 5:
Nu ga je met één of meerdere licht- & geluidsbedrijven praten. Wat kunnen zij voor jouw betekenen, wat krijg je voor je geld etc etc. Ik ben altijd wel fan van een trusscarreetje (hoeft niet eens zo groot te zijn) maar oogt wel professioneel. Spreek goed af met de jongens van het bedrijf wanneer ze kunnen op- & afbouwen etc etc. De ontworpen flyers laat je drukken en eventueel posters, je website gooi je volledig online (halve websites heb je niks aan, onvolledige informatie = mensen denken dat je onprofessioneel bezig bent en zullen je website dus niet meer bezoeken).

Stap 6:
De belangrijkste stap: PROMOTIE. Je kan een O zo mooie line-up hebben, je kan een vermogen uitgeven aan licht, geluid en laser, de locatie kan helemaal super zijn en je hebt ook nog eens een te gek concept. Zonder GOEDE promotie ben je nergens! Je gaat/laat promoten, je strikt wat vrienden maar vooral sexy VRIENDINNEN deze laat je flyeren op vrijdagmiddag, zaterdagavond etc. Flyers leg je ook neer bij verenigingen, middelbare scholen. Vraag eens of je een advertentie mag zetten op je schoolsite/andere schoolsites deze worden dagelijks 1000den keren bezocht en het is nog eens je doelgroep ook. Heb je wat speciaals dan kan je het ook nog eens bij wat kranten proberen. Mensen komen meestal niet naar een feest als ze 1x de flyer in hun handen hebben gehad. Als ze er constant aan herinnert worden dat er op die datum een te gek feest zal plaatsvinden zullen ze sneller komen, maar belangrijker is; ze gaan er over lullen met vrienden en vriendinnen en eventueel afspraken maken. Deze heb je dan al in de pocket, je moet ze alleen tevreden houden als je het in de toekomst nog een keer wilt doen. Ook kan je denken aan bijv. Hyves (waar wij veel over doen).

Stap 7:
Uiteindelijk aangekomen bij de datum van je feest. Je feest gaat beginnen, belangrijk is dat de DJ's de juiste plaatjes draaien, voor licht gebruik je warme kleuren als rood, paars, roze etc. Kleuren als donkergroen maken mij erg droevig! Ook de standaard kleurenfiltersetjes kotsen mensen tegenwoordig uit. DJ's maken de sfeer dus hier heb je niet op bezuinigd. Het einde van de avond nadert en de DJ gooit er nog een paar knalplaten tegenaan die iedereen kent, maar je niet veel hoort (op radio, in de plaatselijke discotheek etc).

Daarna hoop je dat je quitte hebt gespeeld. Als je bij je eerste feest quitte speelt doe je het erg goed, ga dus ook niet van winst uit bij je begroting. Waarschijnlijk heeft het je qua financiën niks/weinig opgeleverd maar de bezoekers gaan wel met een goed gevoel naar huis, deze komen dus zeker weer terug bij je volgende feest + een lading vrienden en vriendinnen! Ook erg belangrijk vind ik dat er een goede fotograaf rondloopt op je feest die mooie foto's maakt. Zo heb ik een fotograaf ingehuurd (James Knaap) die net was afgestudeerd van een audio-visuele school in Brussel. De foto's van mijn feest kun je checken op www.super-vet.nl

Iets ondernemen is een risico....zonder enig lef kom je er nooit!

[Partysounddriveinn]

Oke ik zal alles wat ik in me hoofd heb eruit gooien...

Ik wil hier in de buurt een schuurfeest organiseren van 750 tot 1000 man..
De avond zal alle soorten muziek bevatten i.v.m diverse leeftijds categorieen.
Het feest zal plaats vinden in een grote schuur waar we nog naar op zoek zijn maar dat is het probleem hier ook niet , het licht en geluid komt dik in orde dat is het probleem niet.

Promotie? Geen probleem daarin heb ik redelijke contacten hier in de omgeving.
Sponser? Moet lukken moet ik even rond gaan bellen. en even me pak aantrekken en bij bedrijven langs gaan.

Maar mijn grootste vraag is hoe pak ik het met de catering aan en met de beveiliging wat moet? en wat is verstandig?

[Kevin S]

Oke ik zal alles wat ik in me hoofd heb eruit gooien...

Ik wil hier in de buurt een schuurfeest organiseren van 750 tot 1000 man..
De avond zal alle soorten muziek bevatten i.v.m diverse leeftijds categorieen.
Het feest zal plaats vinden in een grote schuur waar we nog naar op zoek zijn maar dat is het probleem hier ook niet , het licht en geluid komt dik in orde dat is het probleem niet.

Promotie? Geen probleem daarin heb ik redelijke contacten hier in de omgeving.
Sponser? Moet lukken moet ik even rond gaan bellen. en even me pak aantrekken en bij bedrijven langs gaan.

Maar mijn grootste vraag is hoe pak ik het met de catering aan en met de beveiliging wat moet? en wat is verstandig?

kun je de catering niet uit handen geven??? want om nou zelf 100 kratjes bier te stashen lijkt me zoizo niet een goed idee ;) dat heb ik m'n baas een keer zien doen die een "vet" schuurfeest wilde geven waar 30 man kwam ipv de gehoopte 150.... wat resulteerde in 1 jaar lang geen vers bier meer voor de werknemers :P we hebben het tot aan de houdbaarheids datum moeten drinken :P

wat ik ermee probeer te zeggen is dus, zoek een bedrijf dat intresse heeft daar centjes te verdienen.... ze moeten alleen de rest zelf regelen.... dus je zal dan ook geen inspraak hebben in wat het kost oid.

en jij blijft niet met de kosten zitten als er te weinig bezoekers waren

[Partysounddriveinn]

dat was ik al van plan... ik ga zelf geen bier tappen.. hoewel ik wel mijn heineken tap certificaat heb haha.

Maar wat voor deal zouden jullie sluiten? Hoeveel % van de winst etc.?

[J.S. Coolen]

ook sociale hygiene? Is tegenwoordig verplicht.

[Tim Versteeg]

Maar voor 1000 man moet je wel 'gewoon' een zaal huren, met een schuur zal dat niet op een veilige manier gaan lukken.
Ik vind het mooi trouwens dat je dit soort dingen op je neemt.

[Robert]

Er waar baseer je op dat er 1000 man gaat komen? Supervet is hier in Zeeland wel een begrip en zeker in Goes. Maar als ik een zaal met 1000 man moet gaan vullen zonder een grote naam gaat me dat echt niet lukken!!

[Guest]

Even tussendoor, in Oostvoorne krijg je echt niet zomaar even 1000 man op de been voor een schuurfeest, buiten het feit dat daar erg moeilijk gedaan word over vergunningen voor schuurfeesten van dat formaat.

De plaatselijke GJV organiseerde daar vroeger altijd de feesten, vraag daar eens naar, die weten hoe het werkt.

Verder: eten --> regel een snackkar, aan het oostvoornse meer, maasvlaktekant staat er altijd 1 bij 1 van de strandopgangen, die had altijd wel interresse.

Drank: als je alles qua drank uitbesteed moet je daar niet kijken voor je winst, die zal uit de kaartverkoop bij de deur moeten komen. Simpel gezegd: 1000 man * € 5,00 is 5000 euri's, is echter geen winst want daar zul je de beveiliging en de huur van je spullen nog van moeten betalen, en evt. andere kosten die je maakt (zaalhuur, flyers, etc.). vooropgesteld dat er 1000 man komt uiteraard.

Verder flink hufterproof gaan werken, met pallets e.d., anders heb je na die tijd de kosten van de reparaties ook nog.

zo maar even wat opmerkingen.