feest organiseren in amersfoort, help ?

[René Sance]

Ik lees jouw post en de daarop volgende discussie eens door en wat me opvalt: Je vraagt advies aan de forumleden en dan krijg je van verschillende kanten te horen wat er zoal bij komt kijken en waar je aan moet denken. Je legt nogal makkelijk adviezen naast je neer, ik heb de indruk dat je nog steeds denkt: Dat doe ik wel even.
Je initiatief is lovenswaardig, maar neem alsjeblieft de goede raad van veel forumleden aan. Ze geven hun advies om jou te helpen, dan moet je niet gemakshalve wegwuiven wat jou niet te pas komt.
Ik zou er nog eens goed over denken als ik jou was.

[pjadskop]

f*ck it, ik had een mooie geargumenteerde reactie geschreven vol aandachtspunten, tot men pc er anders over dacht, verder lijkt het idd of de TS niet echt interesse heeft in de hulp, dus kga t nie opnieuw typen, tenzij hij er iets mee gaat doen, dan laat je maar iets weten, dan steek ik er nog eens werk in.

[Mathias Van Rechem]

f*ck it, ik had een mooie geargumenteerde reactie geschreven vol aandachtspunten, tot men pc er anders over dacht, verder lijkt het idd of de TS niet echt interesse heeft in de hulp, dus kga t nie opnieuw typen, tenzij hij er iets mee gaat doen, dan laat je maar iets weten, dan steek ik er nog eens werk in.

(je zou het ook voor andere mensen kunnen typen die ook geïnteresseerd zijn, en daarom niet per se iets typen. Ik ben namelijk ook geïntereseerd, je weet nooit wanneer het van pas komt. dat even tussen haakjes ;) )

[pjadskop]

Had de tekst al getyped in quick reply, tot laptop ineens naar vorige pagina ging, en dan opnieuw volgende, en dan ben je alles kwijt (3 keer op een uur :mad:)
Goed, ik ga ook alleen uit eigen ervaring spreken, van de rest kan ik niet veel zeggen.
Wij (broer, kameraad en ik) hebben een VZW opgericht met als doel het organiseren van goedkope feestjes, zonder sponsors. De punten die wij tegenkomen bij organiseren:

Veiligheid: je kent een paar grote jongens, en je ouders gaan er zijn en je hoopt op andere ouders ook, dit is leuk, maar ook legaal? Bij ons zijn we verplicht een officiele firma in te huren, waarop de politie ook komt controleren de avond zelf (badgenummer opschrijven). Verder hebben buitenwippers niet alleen nut om ruzies tegen te gaan, ze zorgen ook dat deur niet nodeloos blijft openstaan, geen bekers buiten gaan, en ook om vervelend volk buiten te houden. Hier niet van toepassing, maar dronken vrienden kunnen heel vervelende klanten zijn, dan denk ik ook aan plakkers, die een uur na je fuif hun bekers bier (waarvan je geen idee hebt hoe ze er nog aan komen) laten vallen op het stuk dat je net gekuist hebt

Overheid: Normaal zal er overal wel een gang van zaken zijn om iets te organiseren. Bij ons is het zo dat men een fuifaanvraag moet indienen. Deze bevat: Security die je hebt, je BA verzekering, de zaal, de datum, einduur en sinds kort ook iets over de geluidsnorm (belgië). Deze aanvraag moet een positief advies krijgen van politie, en wordt door het schepencollege goedgekeurd, allemaal formaliteiten, maar ze moeten wel gebeuren. Vraag hiervoor best even na. Als het niet nodig is, is het zeker niet verkeerd om een melding ervan te maken bij de politie, om problemen op de avond zelf te vermijden.

Verzekering: Zoals hierboven aangegeven moeten wij een Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering nemen voor iets te organiseren, dit kostte ons +- €80 euro, dit is per evenement te betalen. Houd ook in het achterhoofd dat jijzelf misschien wel (mede)organisator bent, aangezien je minderjarig bent zullen je ouders moeten opdraaien bij ernstige problemen. In deze context maakt het ook niet uit of je hoofdorganisator bent of medeorganisator, jullie vormen een soort van "Feitelijke vereniging" wat maakt dat jullie allemaal hoofdelijk verantwoordelijk zijn voor eventuele problemen.

Personeel: Je hebt vrienden die je willen helpen aan de bar, hou er wel rekening mee (doen wij toch) dat het voor die mensen ook niet zo leuk is als ze de ganse avond moeten werken, zij hebben waarschijnlijk ook vrienden staan aan de andere kant van de toog. Daarom is het beter wat meer volk te voorzien en in shiften te werken. Dan kan je "personeel" zich ook even amuseren. Hou er ook rekening mee dat volk wat achter de toog staat, niet betalend consumeert, dus een beetje inkomstenverlies. Zie ook dat je na de fuif een beetje volk hebt, s'morgens sta je in de zaal op een laag smurrie van 2cm dik die je nog moet schrobben, waarna je wc papier uit de toiletten mag halen om daarna je eigen L+G materiaal nog op te ruimen. Misschien mag je ook buiten nog sigaretten bij elkaar gaan rapen aan de deur. En hou als laatste punt ook rekening met weggevers, vrienden onder elkaar durven wel eens een bonnetje minder (of geen) te vragen.

Zaal: vraag op voorhand het reglement van de zaal, je gaf aan nog niet eens te weten wat de zaal kost, hierbij kunnen veel dingen fout lopen als je niet voorbereid bent.
Wat zijn de gevolgen als er iets stuk is?, als er niet goed gepoetst is (of je überhaupt moet poetsen), hoeveel kost de zaal (en is dit tot 12u, en daarna per uur bijbetalen? hoort de opruimtijd hierbij?), hoeveel kost een opbouwdag. Geluidreglementeringen van de zaal, is er een dBmeter waarme je rekening moet houden?...
Drankvoorziening: sluit aan bij de zaal, soms moet je zelf drank voorzien, soms is het aanwezig. Als het aanwezig is: hoeveel kost je drank daar, hoeveel moet je per consumptie afgeven aan de zaaluitbater? Hierop moet je je drankprijs gaan bepalen (in je eerste raming ga je uit van drankjes verkopen aan 1 euro = 1 euro winst, klopt niet echt tenzij je de drank gratis krijgt).
Bekers? moet je die zelf aankopen, zijn die beschikbaar? of kun je met glazen werken van de zaal? Mag dat van je reglement/gemeente? Wil je dat zelf (hoeveel moet je betalen per kapot glas + risico).
Bekers kosten ook aardig wat geld, deze kun je wel proberen te regelen bij je drankleverancier.
Als je drank zelf moet voorzien heb je een aardige auto nodig om te vervoeren, moet je een beetje kijken waar je het meeste voordeel hebt (supermarkt is misschien goedkoper, maar gaat je geen gratis bekers geven, drankleverancier kan je wat extra service geven). Juiste oplossing ligt ergens tussenin, sommige dingen haal je best supermarkt, andere dingen haal je best bij drankenhal. (in ons geval moeten we bier en frisdranken via de zaal (gemeentelijke zalen) bestellen, en kunnen we bekers regelen bij de drankenhal, cocktails e.d. halen we in de Colruyt of zo, en verder proberen we bekers te kopen bij jeugdverenigingen).
Denk bij je drank ook aan de nodige frigoruimte, en zorg dat je drank voldoende op voorhand in de frigo staat. Een volgetaste frigo is niet koud op 4 uur, en warme drank is een ontzettende sfeerbreker.
Niet van toepassing op dit feest, maar als je een tap voorziet, zorg dan ook voor mensen die goed kunnen tappen. Iedereen kan "tappen", maar slechts enkelingen kunnen tappen. Dit maakt het verschil of je 180 of 150 pinten uit een ton haalt. Als je veel gaat aftappen kun je ook best je vaten koel zetten, anders zal je tap (die je ruim op voorhand moet insteken om een ijslaag op te bouwen) zijn ijslaag te snel verliezen, en dan krijg je je bier niet meer koel, met veel verspilling, schuim en ontevreden klanten tot gevolg. Ook makkelijk is een aantal bakken voorzien. Het is mooi als je ton af is net op het einde van de fuif, maar dit gebeurd zelden, dan zijn er 2 opties, ofwel: op is op, ofwel zit je met overschot. Een handige oplossing is flesjes voorzien, duurt je fuif nog een half uur en is je ton op? dan gebruik je flesjes. Voorzie aan je toog ook volk om een ton te vervangen (fysiek en mentaal) tonnen zijn zwaar, en koppen hebben een systeem dat je moet volgen om aan te sluiten

SABAM/BUMA, je kan dit proberen te "vergeten", maar hou er rekening mee dat er boetes liggen op het niet aanvragen, verder kan het ook dat anderen in je zaal wanbetalers zijn die al betrapt zijn, dan kun je op een soort van zwarte lijst komen: je hebt gewoon meer kans op controle, bijna 100%. Als je reclame gaat maken vergroot je de kans op controle, en de heren bij sabam/buma hebben ondertussen ook al ontdekt dat het internet niet alleen dient om "hello kitty" merchandise te kopen, maar speuren bijgevolg ook al facebook/twitter/... af naar evenementen.
In de berekening van bruikbare opp mag je zeker niet vergeten je technische ruimte af te trekken van de oppervlakte: Waar je volk niet kan komen (versterkers, toog, ...) hoef je geen sabam te betalen. Denk ook aan billijke vergoeding/ SENA. Voor de organisator eig hetzelfde als SABAM/BUMA, maar je moet ze beiden betalen (SABAM= autheursrechten, Billijke= producent en uitvoerende muzikanten) Bij ons is de billijke al voor elke zaal betaald, kun je best even navragen

Financiën: Als organisator moet je ook een aantal finaciële dingen bekijken. vb: Ga je met bonnetjes werken of met cash geld (bonnetjes kun je kopen, maar je kan best gewoon ontwerpen, afdrukken en uitknippen, vergeet niet met een stempel o.i.d je bonnetjes te markeren tegen namaak). Kijk ook of je formules wil doen (10+1 gratis, 4 voor 5, ...) dat zet de mensen aan tot iets meer consumeren, en is voordeliger voor de mensen die sowieso meer consumeren. Het verzekert jou dat je bepaalde inkomsten hebt, onafhankelijk van hoeveel er gedronken is. Afhankelijk van je bonnetjes (of cash) en je drankprijs ga je wisselgeld moeten voorzien. Kost een bonnetje 1.25 en verkoop je ze niet 4 voor 5, dan kun je best een hele boel 5 en 20 centjes, en halve euro's gaan voorzien. Zorg voor voldoende wisselgeld, de overschot is even veel waard, en als je s'nachts niet genoeg hebt kun je niet zomaar gaan bijzoeken.
Hou er ook rekening mee dat SABAM/BUMA rekening houd met je inkomprijs om hun berekening te maken, en dat als je drankprijs over de 1.40 gaat er nog eens extra bijkomt.
Houd er ook rekening mee dat je feest een flop kan worden. Welke vaste kosten heb je (zaal, je materiaal, ...). Hoeveel kan het je kosten en wie gaat het verlies betalen?

Algemeen: Er zijn ongelofelijk veel zaken waarmee je rekening gaat moeten houden, en afhankelijk van hoe je gemeente/stad er mee omgaat kun je veel of weinig administratie en kosten hebben, wel ga je dit best moeten navragen, en doe dit eerst bij andere organisators, niet dadelijk bij je gemeente. Kans bestaat dan dat je een aantal achterpoortjes zelf sluit (je kan geen spontaan ontstaan feestje geven als je er informatie voor bent gaan vragen een maand eerder). Verder kan je als organisator wel draaien, maar zorg wel voor een aantal bekwame dj's die je kunnen aflossen. Als je organiseert komen ze je voor vanalles halen: de frigo is stuk, wc papier is op, bijna geen cola meer, ... (mijn laatste gloriemoment was toen ik een grote hoop stront met een stok in de afvoer buiten heb losgepeuterd, ik denk dat ik er nog foto's van heb ;) ).
Je mag er dus van uitgaan dat je een dj nodig hebt die ook zonder jou het feest draaiende kan houden.
Zie ook dat je ouders het volledig zien zitten, als de afstand tot je thuis wat groter is, gaan zij sowieso tijdens de opbouw, de volledige avond (verantwoordelijkheid) en de afbraak daar moeten zijn en helpen, vooral op vlak van vervoer. Ook i.v.m de risico's die er aan verbonden zijn als je al dan niet een verzekering neemt.


Dat zijn nu de zaken waaraan ik snel denk, er zijn er nog meer, maar dan zal ik het wel aanpassen als het me te binnen schiet.
Dit bovenstaande is trouwens voor een feestje van 100 personen voor TS gaat zeggen dat er geen 1000pers verwacht worden. De uitbreiding naar een evenement dat we houden (niet met onze vzw) waar 4000-5000 pers komen is ook aanzienlijk op vlak van zaken waarop je moet letten

Bronnen:
Eigen ervaring
Sabam: https://www.sabam.be/helpfiles/Ted_N...en.htm#Feesten.
Poppunt (geluidnormen belgie, VZW en feitelijke vereniging)http://poppunt.be/
regelgeving fuiven in kortessem, ook vb van fuifaanvraag: http://www.kortessem.be/fb111fing366shgd1gdi29.aspx
Billijke/SENA: http://nl.wikipedia.org/wiki/Billijke_vergoeding http://www.sena.nl/Home http://www.ikgebruikmuziek.be/Content/general-main.asp

[renevanh]

Linkjes naar Belgische regelgevingen hebben we voor Amersfoort natuurlijk helemaal niks aan... Die dingen zijn op een aantal belangrijke punten echt heel anders geregeld in Nederland.


Wat je nu zo'n beetje bedacht hebt is een redelijk concept, maar erg vanuit de productiekant. Dat is de 'makkelijke' kant als je uit een drive-in omgeving komt (om het zo maar even te noemen). Er zijn meer dingen waar je aan moet denken of die je opgelegd worden.

Wanneer je een dergelijk feestje organiseert in een bestaande zaal heb je doorgaans geen (evenement)vergunning nodig omdat de zaal een gebruiksvergunning heeft. Daar zitten evenementen doorgaans in inbegrepen.
Je hebt ook meteen je sanitair en bar aanwezig, even schoonmaken na afloop en klaar!
Veiligheid is dan ook iets wat je het beste met de zaal kan overleggen, maar met 100 kids van 12 t/m 15 jaar gaat het niet zo snel mis en als er eens een ruzietje ontstaat is een aanwezige ouder prima in staat dat op te lossen. Dat zou ik ook aanraden qua beveiliging: een paar ouders.
Vrienden/'stevige jongens' of iets dergelijks klinkt wel stoer, maar die staan de hele avond buiten stoer te doen met hun nicotine-infuus en je hebt er niks aan.

Dergelijke zalen dragen doorgaans al af aan Buma/Stemra dus dat is ook meteen opgelost. Dingen als evenementenvergunningen, verzekeringen, Buma/Stemra afdracht en beveiliging zijn heel belangrijk voor openbare evenementen in de openlucht waar 250 of meer mensen verwacht worden, maar voor een indoor feestje in de genoemde leeftijdsgroep met 100 bezoekers niet. Dat verschil wordt in een aantal reacties hier niet gemaakt, ik zie hier regelgeving genoemd worden die ik in een grote evenementenvergunning in Utrecht tegenkom...

Wat ik zou aanraden als concept, ook gezien je leeftijd en beperkte ervaring met dergelijke organisaties: geef een leuk feest voor 12 t/m 15 jarige, laat de lokale DJ (bekend van scholen ofzo) draaien, begin om 20:00 en klaar om 23:30. Voor een eerste keer lijkt me dat al ruim voldoende.
Probeer je kosten laag, lager, laagst te houden en de kosten voor je bezoekers ook. Je probeert naast het organiseren van iets leuks ook jezelf te promoten, dus investeren hoort daar bij. Dat is eenvoudig te doen door bijvoorbeeld je eigen materiaal 'gratis' weg te zetten (even los van de vraag of dit toereikend is).

*Schaamteloze zelfpromotie*
Ik heb veel ervaring met de organisatie van dergelijke avonden. Wisselend van iets jonger (10 t/m 13) tot complete festivals. Mocht je specifieke vragen hebben mag je best een berichtje sturen.

[4panel]

Valt vies tegen iets organiseren tenminste als je het legaal doet ik ben nu 2,5 maand bezig voor 1 apres ski feest maar alles is gedekt en alles legaal oftewel dit feest kan niet meer mislukken door zulke fouten want dat is me 1 maal eerder gebeurt en dan is het ook direct sluiten dus ik zou toch maar is doen wat de andere forum leden zeggen :)

Verder succes met je feestje.